Aikaisemmin ilmoittautumiset on hoidettu yhdistyskohtaisesti. Vaikka käytäntö oli uusi, sitä käytti yli 50 % osallistujista! Apua vielä tarvittiin ilmoittautumisten suhteen ja lisätietojen laittamisessa ilmoittautumislomakkeelle, mutta yhdessä oppien selvisimme! Työtä yhdistyksissä tulee tehdä panostamalla opastukseen ja lähitukeen.
Kilta Tapahtumienhallinnan kautta hoituivat ilmoittautumiset ja osallistujien tietojenkäsittely. Tämä manuaalisen työn korvaava automatisointi oli verraton apu kisojen järjestämisessä. Keilakilpailuissa muuttujia on erityisen paljon, joten ilmoittautumislomakkeen hyvä suunnittelu auttoi järjestäjää. Lomakkeella tuli ilmoittaa sarja, parikilpailussa parin nimi ja joukkuekilpailussa joukkueen muut jäsenet. Lisätiedoissa sai ilmoittaa toivomansa kisapäivän ja erän, joita oli 3 kumpanakin päivänä. Pystyimmekin toteuttamaan osallistujien toiveet. Näin takasimme tyytyväiset keilaajat ja monelle myös mahdollisuuden osallistua.
Killan kautta hoituivat myös sähköpostit ja tiedottamiset keilaajille. Killan raportointi ja raporttien siirtäminen Exceliin olivat hyvä työkalu. Niitä apuna käyttäen onnistui osallistujien jaottelut eri sarjoihin, ja sitä kautta sai myös keilaajien ikään perustuvat tasoituspisteet, jotka lasketaan sarjatulokseen. Tulospalvelu piti hoitaa vielä osittain manuaalisesti.
Irene Kivinen
Hämeenlinnan kansalliset seniorit ry
